금일은 지난 달에 완료 된 호스트웨이 통합커뮤니케이션 (UC)에 대해서 포스팅 하려고 합니다.
요즘은 점차 비즈니스 환경이 다양해 지고, 복잡해 지면서, 언제 어디서나 효율적으로 업무를 처리 할 수 있는 모바일 오피스 시대가 열리고 있는대요.
그 동안 호스트웨이 인프라는 전화를 담당하는 영역과 컴퓨터간에 네트워크를 담당하는영역, Outlook과 메신저와 같은 소프트웨어 영역으로 나뉘어 관리하고, 파트별 담당자도 달랐습니다. 하지만 UC를 도입한 뒤, 커뮤니케이션 시스템을 단일화 하여 관리 비용 절감 뿐만아니라, 시간과 장소에 구애 받지 않는 협업과 의사 소통으로 유연한 업무 환경을 제공하게 되었습니다.
그럼, 새로운 통합커뮤니케이션의 다양한 기능들을 한번 살펴 보겠습니다.
[ Software 와 Telephony에 만남 ]
회사에사 업무를 진행하기 위해서는 다른 사람과 커뮤니케이션이 필요합니다. OC (Office Communicator)를 이용하여 협업 할 직원에 현재 상태를 확인하고, 적절한 방법을 찾아 커뮤니케이션을 시도 할 수 있습니다.
[Mission] 안형진 대리는 이학진 직원에게 업무상 전화 통화를 해야합니다.
# Case 1
OC를 이용하여 현재 상태를 확인해 보니 [자리비움]인 것을 확인하였습니다. 따라서 사무실로 전화를 하면 못 받겠다라는 판단을 하고, 바로 [휴대폰]으로 전화 연결을 합니다.
# Case 2
만약 현재 상태가 [통화중]이라면 전화 연결이 안 되기 때문에, [상태 변경 알림 태그]를 설정해 놓고 잠시 다른 업무를 진행합니다.
잠시 후 제 컴퓨터에는 통화를 끝낸 이학진 직원이 통화 가능 상태라는 정보를 알려주게 되고, 이제 전화를 시도하면 통화가 가능해집니다.
 |
# LiveMeeting을 이용한 다수의 직원과 Conferencing #
- 여러 사용자들이 한 모임에 참석하여 동일한 PT자료를 바라보며, 화상 회의를 진행합니다.
OC를 이용하면 단순한 “착신 전환 설정”은 물론 가능하고, 더 상세하게도 설정하실 수 있습니다.
직장인이라면 누구나 한번쯤 생각했던 시나리오도 가능합니다.
예를 들면,
“업무시간 중에만 내 자리로 온 전화가 5초 동안 벨이 울릴 때까지, 전화를 못 받으면 자동으로 핸드폰에 연결되도록…”
여기서 업무시간에 정의는 회사, 부서, 개인마다 다르기 때문에, 아래 그림처럼 개인이 직접 설정 할 수 있습니다.
이로 인하여 Hostway 사무실에서는 잠깐 자리를 비우더라도, 전화 벨소리가 3번 이상 울리는 일이 없어졌고, 전화 연결이 자동으로 다른 장치로 전달되기 때문에, 신속한 업무 진행이 가능해졌습니다.
Outlook과 OC가 통합되어 아래 그림과 같이 Outlook에서도 전자메일, IM (Instant Messaging), 전화, 화상통화 등이 가능하고, 수신된 메일을 확인하다가도 보낸 사람, 참조 리스트에 있는 직원들에 상태 정보를 확인하여, 여러 가지 방법으로 바로 커뮤니케이션을 할 수 있습니다.
OC에 대화내용, 발신전화, 수신전화, 부재중전화, 음성메일 등을 Outlook 을 이용하여 확인 할 수 있습니다. 특히 음성메일은 “재생” 버튼을 내장하고 있기 때문에 별도 프로그램을 실행하지 않고, 바로 플레이가 가능합니다.
Outlook 을 이용하면 단순하게 전자 메일 메시지만 작성 할 수 있는 것이 아니라 LiveMeeting, 전화 회의, SMS문자까지 가능합니다.
[Unified Communication과 Mobile에 만남]
외근이나, 출장 같이 이동이 많은 직원인 경우, Mobile을 활용하면, 이동하면서도 업무 처리가 가능합니다. Mobile 전용 Communicator와 Office프로그램이 있기 때문입니다. 이를 이용하여, 사무실에서 일하는 것과 동일한 환경(메신저, 전화, 문자, 전자 메일, 일정, 연락처 등)을 제공하고, 문서 작성 및 수정도 가능하여 Mobile Office 세상이 가능합니다. 또한 Outlook Mobile에서는 사내 직원들에 대한 Free/Busy 정보까지 확인 할 수 있어, 외근 중에도 다른 직원에 대한 일정을 확인 할 수 있습니다.
물론 Mobile에서도 Communicator를 이용한 대화도 가능하고, 여러 사람을 초대하여 같이 협업하는 것도 가능합니다.^^
Communication은 여러가지 도구를 이용하여 시도를 하지만, 성공하지 못하면 안 한 것과 동일하다고 생각합니다.
Communication 성공이란, 내가 누군가에게 어떤 내용을 전달하고, 협의 한 뒤 그에 대한 답변을 받았을 때 성공했다고 할 수 있습니다.
Hostway는 UC를 도입 후, 시간과 장소에 구애 받지 않고, 언제 어디서나 커뮤니케이션이 가능해졌습니다.
여러가지 도구를 이용하여 수신된 메시지를 실시간으로 보고, 듣고, 판단 할 수 있어 커뮤니케이션 성공률이 상당히 높아졌습니다. 또한 유선전화와 Mobile을 연계하여 언제 어디서나 업무 담당자와 통화 할 수 있게 되었고, 외근이 많은 영업 담당자들에게는 UC를 통한 협업으로 탄탄한 조직력을 발휘할 수 있게 되었습니다.
커뮤니케이션을 중요하게 생각하는 호스트웨이는 UC 인프라를 도입 하고 사내 뿐만 아니라 외부와의 지속적인 커뮤니케이션을 하여 시장에서 보다 우위에 설 수 있을 것이라고 생각 됩니다.
